Boîte à outils organisateurs

Retrouvez ici la boîte à outils des organisateurs avec tous les services que le Bureau des Congrès Provence Cote d’Azur vous propose gratuitement pour planifier parfaitement vos grands événements de plus de 800 pax dans le Sud.

Notre équipe maîtrise parfaitement l’offre régionale et s’engage à être des plus réactives pour vous aider à trouver la destination la plus adaptée à votre projet et vous faire une offre sur mesure et différenciante.

Monter une candidatureNotre expertise pour une candidature gagnante

  • Accompagnement personnalisé par une équipe qui comprend clairement vos objectifs et votre stratégie et qui a plus de 15 ans d’expertise sur le secteur MICE
  • Mise en œuvre d’une task force régionale pour aider votre candidature à être shortlistée
  • Obtention de lettres de soutien du président de la Région Sud et du Ministère de l’Europe et des Affaires Étrangères
  • Mobilisation des acteurs de l’écosystème politiques et économiques pour une candidature différenciatrice et performante : filières d’excellence (OIR), pôles de compétitivité, agences de développement…
  • Organisation programme sur mesure pour l’inspection du site afin de rassurer vos décideurs sur la faisabilité de votre projet et leur présenter les atouts de la destination
  • Mise à disposition gratuite de matériel de promotion (vidéothèque, photothèque…) pour préparer votre soutenance en finale.
  • Collaboration avec la destination sélectionnée pour le montage d’un dossier de candidature complet selon votre cahier des charges et les atouts à mettre en valeur
  • Soutenance de nos équipes à vos côtés pour la présentation en shortlist de notre destination devant vos décideurs

Obtenir un soutien financier Nous pouvons apporter un soutien financier pour votre événement

  • Mise en relation avec les organismes de financement et les institutions
  • Soutien financier pour aider les ambassadeurs locaux et les associations internationales
  • Aide à l’instruction des demandes de financements si éligibles au programme régional « Attract Congresses and Events » (ACE)
  • Promotion internationale et locale des événements par des activités visant à améliorer l’expérience des participants et à valoriser les initiatives sociales et environnementales

Accueillir vos participantsVos participants se sentiront chez eux dans le sud

  • Dès l’arrivée à l’aéroport : personnalisation des écrans d’information avec un affichage de bienvenue, banque d’accueil congressistes dans les principaux terminaux
  • Sur votre événement : services de conciergerie touristique avec mise à disposition d’un comptoir pour des renseignements personnalisés sur la destination
  • Sur votre site d’accueil : personnalisation des écrans d’information dans les centres de congrès, les hôtels ou encore pavoisement en ville aux couleurs de votre événement

COVID-19

  • Obtenez toutes les dispositions en vigueur pour l’organisation de vos grands événements dans le respect des consignes sanitaires
  • Restez informé des initiatives mises en place par les gestionnaires de sites pour un accueil fiable de vos équipes et de vos participants dans les meilleures conditions sanitaires.

Sécuriser votre évènement Bénéficiez des conseils et prescriptions des services et opérateurs de l’état pour une sécurisation de votre événement

  • Être en contact direct avec un seul interlocuteur au sein des services de la préfecture compétente sur le territoire
  • Bénéficier de conseils et de préconisations sur mesure concernant la sécurisation de leur événement et optimiser les coûts
  • Être en conformité avec la réglementation en vigueur
  • En phase de candidature, disposer d’une étude de sûreté pour rassurer les décideurs
  • Disposer d’un label pour communiquer et rassurer les participants et les sponsors sur le fait que l’organisateur a mobilisé toutes les ressources compétentes pour assurer une sécurisation optimale de l’événement

Réalisons votre projet !